Os resultados positivos de uma empresa dependem do bom funcionamento de todas as suas atividades internas e externas, bem como do alinhamento dos colaboradores com as diretrizes e estratégias planejadas de acordo com o perfil da organização — disso não restam dúvidas.
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Entretanto, conseguir se manter entre os melhores players do mercado engloba a busca contínua do aproveitamento máximo dos recursos e a eliminação de gargalos no orçamento. Por essas razões, o pedido de compras é um serviço que merece atenção especial por parte dos gestores.
Você sabe como anda o desempenho das aquisições de produtos no seu negócio? Para ajudá-lo nessa missão, elaboramos um post destacando a importância do processo de compras e algumas excelentes práticas sobre como fazê-lo da forma correta. Curioso? Então continue a leitura e confira!
Qual a importância de cuidar da gestão do processo de compras?
Ao contrário do que muitos empreendedores ainda podem imaginar, o departamento de compras não é simplesmente uma parte burocrática na rotina de uma organização: é uma área-chave que pode trazer bastante potencial competitivo. Isso porque cuidar da gestão desse processo representa um ponto muito importante para o atendimento das demandas de cada setor dentro da empresa. Sendo assim, se ele apresenta um desempenho satisfatório, a tendência é que tudo funcione em harmonia, pois os recursos necessários para o trabalho estarão presentes.
Nesse cenário, a aquisição de insumos tem um papel de destaque para a competitividade do negócio, à medida que os esforços dos profissionais responsáveis pelos pedidos de compra estão cada vez mais voltados à otimização de recursos.
O objetivo é conquistar condições mais atrativas de negociação. Pensando em uma série de fatores que vão além do preço, é preciso que a equipe esteja preparada e tenha estratégias poderosas para extrair um bom custo-benefício nas suas operações.
Diante da inegável relevância dessa área e do seu impacto na conquista de melhores resultados, a gestão eficiente do departamento de compras ainda pode gerar os benefícios listados a seguir. Acompanhe!
Redução de custos operacionais
Com o bom desempenho da equipe, isto é, um trabalho pautado em ações bem planejadas, estruturadas de acordo com as características do empreendimento e que busquem sempre as melhores cotações e relação custo-benefício, o resultado natural é a otimização dos custos.
Nesse contexto, com base no auxílio de profissionais comprometidos e alinhados com as metas da empresa, combinados com o uso de sistemas tecnológicos de gestão, as operações ganham a segurança para se investir nas melhores alternativas de compra, bem como na diminuição de erros no momento de fazer os pedidos, o que implica em um orçamento mais enxuto.
Maior precisão na compra de materiais e matérias-primas
Conforme mencionado, a expertise na aquisição das mercadorias necessárias para o desenvolvimento das atividades de qualquer negócio deve levar em conta um conjunto de fatores que vão muito além do preço. Assim, os profissionais devem estar atentos aos prazos, às quantidades e qualidade corretas e, sobretudo, ao volume de recursos da empresa.
Nesse sentido, não é interessante manter um estoque muito grande, pois as mercadorias paradas representam uma parte do capital que já foi investido, e um estoque muito grande é sinônimo de maiores despesas com armazenamento, aumento das chances de perdas ou avarias nos materiais, enfim, é sinônimo de prejuízo.
O caminho para uma gestão de compra eficaz é planejar um fluxo contínuo de reabastecimento, de maneira que as atividades nunca sejam interrompidas, mas que também haja o aproveitamento máximo dos insumos.
Poder de garantir os melhores fornecedores
Uma das principais atribuições de um gestor de compras é avaliar uma gama de fornecedores para, então, escolher os melhores parceiros no mercado e desenvolver uma relação de confiança com cada um deles.
Quando o trabalho é prestado com o devido profissionalismo, a tendência é cativar bons fornecedores e fortalecer essa ligação, de modo que a empresa possa contar com um leque de fornecedores de alta qualidade.
Essa variedade de parceiros de confiança reflete na tranquilidade que o empreendedor tem de não prejudicar o andamento das suas atividades por motivo de desabastecimento, pois na hipótese de o fornecedor “A” não poder atendê⁻lo, é possível recorrer à alternativa “B” ou “C”.
Melhor administração do volume de recursos
Com base em um planejamento adequado do sistema de gestão de compras, a tarefa de administrar e cuidar da organização dos recursos é um excelente caminho para a redução de desperdícios e gastos com materiais que não têm tanta utilidade. A lógica é adquirir apenas o necessário para determinado ciclo.
Quando se adquire materiais acima do ritmo de produção, uma parte do capital que poderia ser investido em outras áreas fica parado e, ainda, se armazenados em excesso, se corre o risco de perder alguma mercadoria antes de ser utilizada.
Otimização de tempo
O tempo é fator essencial para aquisições bem-sucedidas de uma empresa. Portanto, se não há um planejamento para que elas sejam realizadas em um intervalo adequado, é provável que em algum momento isso cause problemas no andamento da rotina da empresa e comprometa as expectativas de resultado.
Ao investir em um sistema automatizado, a parte burocrática do registro e a análise de informações são agilizadas. Muitos softwares, inclusive, emitem relatórios sobre todas as compras, então, dessa forma, também há uma economia significativa de tempo.
Segundo o Coordenador de Suprimentos da Krona, Paulo Cesar Machado, temos que considerar o custo com impostos que envolve todo o fechamento do pedido, bem como a condição de pagamento proposta. Outro ponto a se considerar é a capacidade técnica, bem como a saúde financeira do fornecedor, para evitar problemas na entrega do pedido.Deve-se utilizar ferramentas de análise de todo o compromisso que está sendo disposto pelo fornecedor na proposta. Como, por exemplo, se o prazo de entrega atende aquilo que o cliente interno precisa; se a condição de pagamento é favorável para a política da empresa; como é o fornecedor no mercado; e as avaliações de seus clientes. Para projetos grandes, também é necessário todo envolvimento de corpo técnico para análise.
Como escolher um bom fornecedor?
- Empresa que fabrique os produtos seguindo as especificações normativas e que tenham controle de qualidade.
- No segmento de materiais de construção, é fundamental que a empresa faça parte do PBQP-H.
- Credibilidade de mercado.
- Assistência técnica pós-venda.
- Que invista em tecnologia.
- Política comercial estável.
- Logística.